Datenschutz

Datenschutzordnung des Fördervereins der Gemeinschaft

 

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein

nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des

gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im

Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein

Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche

Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf

beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur

Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder

erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der

Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform

des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

 

Beschlussfassung

Über die Datenschutzordnung und die darin festgelegten Regelungen beschließt der

Vorstand. Die Regelungen sind so zu treffen, dass diese den Vorgaben des BDSG

entsprechen.

 

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Vor- und Zuname

• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

• Geburtsdatum

• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)

• Bankverbindung

Dies erfolgt über die Beitrittserklärung. Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine

vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, welches durch

technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter

durch Passwort und Zugangsberechtigungen geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein

intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich

sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges

Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

 

Veröffentlichung personenbezogener Daten von Amtsträgern und Vorstandsmitgliedern

Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) derjenigen Personen, die im Verein ein

Amt bekleiden (z.B. Kassier, Vorsitzender) werden auf der Internetseite und den Social-

Media-Angeboten des Vereins, in Info-Mails sowie in entsprechenden Aushängen,

Berichten und Informationsblätter des Vereins angegeben und somit veröffentlicht. Auf

Wunsch erhält der Amtsinhaber/die Ansprechperson eine Vereins-E-Mail-Adresse, so

dass private E-Mail-Adressen zu diesen Zwecken nicht veröffentlich wird.

Beim Vorsitzenden und dessen Stellvertreter wird zudem die Anschrift auf der

Internetseite und den entsprechenden Behörden (z.B. Stadtverwaltung, Finanzamt,

Amtsgericht) veröffentlich bzw. mitgeteilt. Wenn aus gesetzlichen oder bankrechtlichen

Gründen erforderlich, erfolgt die Bekanntgabe der Anschrift an die entsprechenden

Behörden auch von dem Kassier des Vereins.

 

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten

Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen

vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu

vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des

Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn

Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach

werden diese Daten gelöscht.

 

Auskunft zu personenbezogener Daten und Meldung eines besonderen

schutzwürdigen Interesses

Mitglieder können auf Antrag jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person erfassten

personenbezogenen Daten erhalten. Der Antrag ist schriftlich an den Vorsitzenden zu

richten.

Ändern sich personenbezogene Daten von Mitgliedern (Name, Anschrift, Kontaktdaten,

Bankverbindung), sind die Änderungen dem Vorsitzenden schriftlich mitzuteilen. Bereits

getätigte Einwilligungen zur Veröffentlichung und Verwendung von Daten bleiben hiervon

unberührt, es werden lediglich die Daten aktualisiert.

Liegt bei einem Mitglied ein besonders schutzwürdiges Interesse vor, so ist dies dem

Vorstand schriftlich mitzuteilen, damit dies berücksichtig werden kann.

 

Pressearbeit

Der Verein informiert die Tagespresse besondere Ereignisse. Solche Informationen

werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Neben

personenbezogener Daten wie Name, etwaiger Funktionen (z.B. Vorstandmitglied) und

Vereins- oder Verbandszugehörigkeit, können hierzu Bilder weitergeben und

veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen

Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf

das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des

widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

 

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens auf der Homepage des

Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht

werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen

Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das

widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf der Homepage.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder

ausgehändigt, die im Verein nach Satzung eine besondere Funktion ausüben, welche die

Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die

Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der

Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten

nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum

Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit

Baden-Württemberg zur Verfügung. Die Beschwerde kann online unter: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/ eingereicht werden.